Как добиться, чтобы сотрудники работали без косяков?

Когда в компании работает всего 2 человека, управленческих проблем не так уж много :)

Но когда сотрудников становится 10, 20, 50 или 100, кое-что начинает меняться.

Постепенно все процессы начинают идти с некоторым скрипом. Те вопросы, которые раньше решались мгновенно, затягиваются на часы или даже дни. Чтобы они всё-таки решились, их уже приходится «подталкивать».

В итоге получается какая-то нерадостная картина.

Если сотрудник отдела закупок лично не отнесёт счет в бухгалтерию и не будет напоминать о нём каждый час — оплата может и не пройти.  Если менеджер по продажам не пойдёт в отдел логистики и не будет тормошить логистов, есть риск, что срочный заказ клиенту так и не будет отправлен вовремя.

Тот же бухгалтер в свою очередь может неделями пытаться получить документы по сделке от менеджера по продажам. И т.д.

Начинают происходить сбои, которые часто называют ёмким словечком «косяк». И такое впечатление, что «косячат» понемногу все :)   Хотя вроде как и профессиональные ребята, и работать умеют …

Самое неприятное, что от этого начинают страдать клиенты (и часть из них уходить).

Почему же так происходит?

Тут две основных причины:

1) Так уж получается, что в большинстве бизнес-процессов как правило участвуют сотрудники разных подразделений. И для каждого из них в любой момент времени собственные задачи оказываются более приоритетными, чем те, результаты которых в нужны в большей степени сотрудникам других отделов. Поэтому такие задачи отодвигаются на второй план.

2) Даже если человек реально стремится выполнить все возникающие задачи, далеко не всегда понятно, что можно считать «хорошо выполненной задачей». Потому что частенько они сформулированы довольно расплывчато.

«Это обязательно нужно сделать после обеда» — это к 16.00 или к 17.00? А может к 19.30?

«Нужно сегодня доставить этот заказ клиенту» — подразумевает только передачу товара? Или нам ещё нужно получить ТТН или подписанный акт приёмки-передачи? Ну и т.д.

Тут обычно руководителю компании приходит в голову светлая мысль: «Надо прописать бизнес-процессы!»

Только вот как это сделать? Обратиться за помощью к консультантам?

Увы, эти ребята заинтересованы лишь в том, чтобы затянуть процесс как можно на больший срок (ещё бы, ведь так они могут больше заработать!). Вот, например, что пишет на своём сайте один из них:

consult-700

Неплохой фронт работы пытается создать себе этот парень – один-два года! Намекая при этом, что без него вообще ничего не получится :) (у остальных его коллег по цеху вы можете найти примерно такие же утверждения).

Самое смешное, за эти пару лет в нормальной развивающейся компании большинство процессов поменяется. А значит их опять нужно прописывать и консультант снова в деле! Круто, да?

Ситуация становится ещё более пугающая, когда компания пытается выбрать какое-то программное обеспечение, помогающее прописывать процессы.

Вот как, например, выглядит простейший процесс, прописанный в программе BPwin (здесь используется стандарт IDEF 0, который считается классическим вариантом для прописания бизнес-процессов):

Не знаем как вас, нас пугают картинки с таким обилием стрелочек :)

При этом стоимость внедрения таких решений начинается (в лучшем случае) от $ 50 000. В реальности это может стоить и $ 100 000 и $ 200 000 – всё зависит от платежеспособности клиента, наглости консультантов, количества человек в компании.

Но что компания-заказчик получает в итоге?

Как бы тут помягче ответить …

Есть такой анекдот. Мужик пошёл гулять в лес и заблудился. Ходит, кричит «Помогите! Помогите!». В какой-то момент из леса выходит медведь и спрашивает «Чего кричишь?». Мужик отвечает «Ну… вдруг кто-нибудь услышит…». Медведь: «Ну, я услышал. И дальше что?»

Такая же история и с бизнес-процессами. Ну, прописали. И дальше что?

Проблема ещё в том, что ни в BPwin, ни в ARIS, ни в других продуктах вообще нет инструмента для ежедневного контроля текущих процессов!

В какой-то момент приходит понимание, что все существующие программные решения – не больше, чем дорогие «рисовалки».

В итоге в компаниях создаются талмуды с прописанными бизнес-процессами, покупается дорогой софт. А процессы как шли со сбоями, так и идут. Обидно, правда?

Ладно, у нас есть и хорошие новости :)

Во-первых, при желании ключевые процессы можно прописать за несколько дней. Все остальные – за месяц, максимум два в рабочем порядке и по мере необходимости без каких-то специальных танцев с бубном. И консультанты для этого не нужны.

Тут важно понять вот какой момент. Прописание процессов не требует каких-то сакральных знаний. Это обыденный и рутинный инструмент. Пользоваться им должен уметь каждый сотрудник.

Поэтому чем проще оформлены процессы, тем лучше. В этом и секрет быстрого их прописания.

Что вам нужно знать про каждый этап любого процесса?

  • Что должно быть сделано
  • Каков фактический результат этого действия
  • В какие сроки
  • Кто ответственен за выполнение

 

Никаких сложных методик и систем записи не нужно. Любой человек сможет это оформить, например, вот в такую схему:

Не сложно, правда?

Теперь вернёмся к вопросам о том, в каком же программном продукте это всё удобнее делать и, самое главное, как отслеживать ежедневное выполнение этих процессов?

Перед нами (мы – это Группа компаний «Интеллект Инвест») в своё время тоже стоял такой вопрос.

Мы изучили все доступные на рынке программные решения и пришли к выводу, что ни одно из них не позволяет в реальности облегчить задачу снижения количества косяков в бизнес-процессах. Не говоря уже о сложности использования и стоимости этого ПО.

Но так как для наших собственных бизнесов вопрос управления процессами был крайне важен, нам пришлось создавать свой собственный продукт – Total Control.

И вот теперь, когда он уже опробован на практике и мы можем с уверенностью сказать, что он реально облегчает управление бизнесом, мы решили сделать его доступным и для других компаний.

 

Каковы же волшебные достоинства использования Total Control в управлении компанией?

 

1. Это продукт удобен в первую очередь предпринимателям, а не программистам и айтишникам.

Проблема большинства софтверных продуктов для бизнеса в том, что их создают команды программистов, исходя из своих представлений о том, «как всё должно работать». Нужно ли говорить, что реальности программиста и предпринимателя сильно отличаются?

Так вот, Total Control – это продукт, созданный предпринимателями для предпринимателей.

2. Как следствие, продукт получился максимально простым. В нём нет никакого лишнего функционала.

3. Управление процессами максимально наглядно.

Вот так может выглядеть схема процесса:

 

Если вы решаете запустить этот процесс, одним кликом он переводится в календарный вид и вы можете видеть, как этапы процесса распределены по дням или часам:

.

Когда вы смотрите на картину всех текущих процессов, в течение нескольких секунд можно понять, где сейчас происходит сбой и кто за него ответственен:

(такая возможность напрочь отсутствует в других существующих на рынке продуктах, посвящённых бизнес-процессам)

 

4. Наглядные схемы ключевых процессов крайне удобны для введения в курс дела новых сотрудников компании.

Не нужно по сто раз объяснять какие-то детали, не нужно заставлять читать какие-то абстрактные должностные инструкции. Сотруднику достаточно посмотреть визуализацию процессов, в которых он участвует. Всё понятно и наглядно.

К тому же программа сама ему будет напоминать в нужный момент про начавшийся этап процесса, в котором он является ответственным.

 

5. И ещё один весьма важный момент — очень легко привязать мотивацию сотрудников к чёткому выполнению своих задач в рамках бизнес-процесса.

Соответственно ни один сбой не остаётся незамеченным программой. Вы можете к каждому из этапов процесса назначить «стоимость сбоя». Можете легко определять «чемпионов по косякам». Можете премировать тех, кто работает вообще без сбоев. И т.д.

 

Если наш продукт вам интересен и вы хотели бы обсудить детали, заполните эту форму и мы свяжемся с вами:

 

Ваше имя*

Email*

Телефон*

Название компании

Сайт

Если вы хотите ещё что-то добавить: